KVKK Aydınlatma Metni

KVKK Aydınlatma Metni

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, Mültecilerle Dayanışma Derneği (“Dernek”) tarafından kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. Ayrıntılı kurallar, Mülteci-Der Kişisel Verilerin İşlenmesi, Korunması ve İmha Edilmesine Dair Politika Belgesi‘nde yer almaktadır.

Danışanlarımız için: Derneğimizden hukuki, sosyal veya psikososyal destek alıyorsanız, bu metni anladığınız dilde okumak ya da sözlü olarak dinlemek isteyebilirsiniz; sizinle görüşen ekip üyemizden talep etmeniz yeterlidir. Bu destek ücretsizdir.

  1. Veri Sorumlusu

Veri sorumlusu: Mültecilerle Dayanışma Derneği Adres: Uğur Mahallesi 848 Sokak No:16 Konak / İzmir Telefon: 0232 483 54 21 / 0549 483 54 21 / 0549 483 54 22 E-posta: bilgi@multeci.org.tr

  1. İşlenen Kişisel Veriler

Veri minimizasyonu ilkesi gereği yalnızca gerekli olan veriler işlenir:

  • Kimlik bilgileri: ad-soyad, doğum tarihi, uyruk, yabancı kimlik / geçici koruma kimlik belgesi numarası
  • İletişim bilgileri: telefon, e-posta, adres, acil durumda ulaşılacak kişi
  • Göç ve statü bilgileri: uluslararası/geçici koruma başvuru ve statü bilgisi, ikamet izni, idari gözetim, sınır dışı ve geri gönderme işlemlerine ilişkin bilgiler
  • Hukuki ve vaka yönetimi bilgileri: dava ve başvuru dosyaları, adli yardım kayıtları, yönlendirme ve sosyal inceleme kayıtları, görüşme notları
  • Çocuğa ilişkin veriler: yaş ve refakat durumu, vasi bilgisi, çocuk koruma kayıtları
  • Üyelik ve finans bilgileri (varsa): üyelik ve aidat kayıtları, bağış/ödeme/dekont bilgileri
  • Görsel/işitsel kayıtlar (varsa): etkinlik fotoğraf ve video kayıtları
  • İş başvurusu verileri (varsa): özgeçmiş, eğitim/deneyim, referans bilgileri
  • İşlem güvenliği verileri: IP adresi, log kayıtları, çerez kayıtları

Özel nitelikli kişisel veriler: Çalışma alanımız gereği danışanlarımızın iltica gerekçelerine ilişkin beyanları (etnik köken, din, siyasi görüş, cinsel yönelim ve cinsiyet kimliği, sağlık durumu, işkence ve kötü muamele iddiaları) çoğu zaman özel nitelikli veri kapsamına girer. Bu veriler, hizmetin sunulması için gerekli olmadıkça kayıt altına alınmaz; gerekli olduğu ölçüde ve ayrı güvenlik önlemleriyle işlenir.

  1. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
  • Hukuki danışmanlık, temsil, adli yardıma erişim desteği ve dava takibi hizmetlerinin sunulması
  • Sosyal destek, psikososyal destek, tercümanlık, bilgilendirme, yönlendirme ve vaka yönetiminin yürütülmesi
  • Çocuğun yüksek yararının korunması ve mevzuattan doğan çocuk koruma bildirimlerinin yapılması
  • İnsan hakları ihlallerinin izlenmesi, belgelenmesi ve raporlanması (kural olarak anonimleştirilmiş veriyle)
  • Dernek faaliyetlerinin, üyelik, gönüllülük, bağış ve etkinlik süreçlerinin yürütülmesi
  • İnsan kaynakları ve işe alım süreçlerinin yürütülmesi (varsa)
  • Destekçi ve hibe veren kuruluşlara raporlama (kural olarak anonimleştirilmiş veriyle)
  • Bilgi ve sistem güvenliğinin sağlanması, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Derneğimiz, danışanlarına ait kişisel verileri hiçbir koşulda pazarlama, ticari amaçlı profilleme veya kaynak geliştirme faaliyetlerinde kullanmaz.

  1. Toplama Yöntemi

Kişisel verileriniz; Derneğe bizzat başvuru, telefon ve e-posta kanalları, web sitesi formları ve çerezler, mesajlaşma uygulamaları, kâğıt ortamındaki formlar ile etkinlik ve çalışma süreçlerindeki yazılı-sözlü iletişim yoluyla, otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanır.

  1. Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz KVKK’nın 5. maddesindeki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

  • Açık rızanızın bulunması
  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi
  • Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması
  • Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması
  • Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması
  • Meşru menfaat (temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla)

Özel nitelikli kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesi uyarınca açık rızanızla ya da maddede sayılan hâllerin varlığında ve yeterli önlemler alınarak işlenir. Danışanlarımızın iltica gerekçelerine ilişkin beyanları kural olarak bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ile açık rıza sebeplerine dayanır.

Fiili imkânsızlık hâli hakkında: Geri gönderme merkezlerinden derneğimize ulaşan kişiler kendi telefonlarını kullanamamakta, merkezdeki kontörlü hatlardan çoğunlukla üç dakikayı aşmayan görüşmeler yapabilmektedir. Bu görüşmelerde yazılı rıza veya imza alınması fiilen mümkün değildir. Bu kişiler bakımından veriler, yalnızca yaşam hakkının, işkence yasağının ve hak arama hürriyetinin korunması amacıyla, asgari kapsamda ve yukarıdaki fiili imkânsızlık ile hakkın tesisi sebeplerine dayanılarak işlenir.

  1. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. maddesine uygun olarak ve yalnızca gerekli olduğu ölçüde şu taraflara aktarılabilir:

  • Yasal yükümlülüğün gerektirdiği ölçüde ve talep edilen bilgiyle sınırlı olarak yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına
  • Hukuki temsil ve adli yardım süreçlerinde barolara, avukatlara ve yargı mercilerine
  • Yönlendirme yapılan diğer sivil toplum kuruluşları ve hizmet sağlayıcılara
  • Sözleşmesel ilişki kapsamında mali müşavir, denetçi ve bilişim/hosting hizmet sağlayıcılarına

Bunun dışında hiçbir üçüncü kişiye aktarım yapılmaz.

Danışanlarımıza ait veriler bakımından bu aktarımlar, ayrıca ve özel olarak alınmış açık rızanıza dayanır. İstisnaları yalnızca şunlardır: kanunen zorunlu bir bildirim yükümlülüğü; kişinin veya bir başkasının hayatı ya da beden bütünlüğü bakımından ciddi ve yakın tehlike; çocuğun korunmasına ilişkin bildirim yükümlülüğü. Bu hâllerde dahi paylaşım asgari veriyle sınırlı tutulur ve mümkün olan hâllerde önceden bilgilendirilirsiniz.

Danışanlarımıza ait hiçbir veri, hiçbir koşulda menşe ülkenin makamlarıyla veya bu makamlarla bağlantılı kişi ve kuruluşlarla paylaşılmaz. Bu, istisnası bulunmayan mutlak bir yasaktır.

Hibe veren kuruluşlara raporlamalar kural olarak anonimleştirilmiş ve toplulaştırılmış veriyle yapılır; kimliği belirlenebilir veri talepleri danışan güvenliği açısından değerlendirilir ve risk görülmesi hâlinde reddedilir.

Yurt dışına aktarım: KVKK’nın 9. maddesi çerçevesinde; yeterlilik kararı bulunan ülkelere, bulunmadığı hâllerde uygun güvencelerin (standart sözleşme, taahhütname ve Kurul izni) sağlanması veya maddede sayılan arızi hâllerin varlığı koşuluyla yapılır. Kullandığımız e-posta ve bulut hizmetlerinin bir bölümü yurt dışında sunucu bulunduran sağlayıcılardan alınmakta olup, hassas veriler bakımından mümkün olan hâllerde yerel ve/veya uçtan uca şifreli çözümler tercih edilmektedir.

  1. Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca saklanır. Başlıca süreler:

  • Hukuki destek dosyaları: dosyanın kesin kapanmasından itibaren 10 yıl
  • Sosyal ve psikososyal destek kayıtları: desteğin sona ermesinden itibaren 5 yıl
  • Çocuk danışanlara ait kayıtlar: çocuğun 18 yaşını doldurmasından itibaren 10 yıl
  • Üyelik, bağış ve çalışan kayıtları: ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl
  • Etkinlik katılım kayıtları: 3 yıl

Süre sonunda veriler, altı aylık periyotlarla yürütülen imha süreci kapsamında silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Danışanlarımız, dosyalarının daha erken imha edilmesini her zaman talep edebilir.

  1. Veri Güvenliği

KVKK’nın 12. maddesi uyarınca; tam disk şifreleme, çok faktörlü kimlik doğrulama, rol bazlı erişim yetkilendirmesi, şifreli yedekleme ve hassas belgelerin şifreli kanallarla iletilmesi gibi teknik tedbirler ile gizlilik taahhütnamesi, düzenli eğitim ve yıllık iç denetim gibi idari tedbirler uygulanmaktadır. Kâğıt dosyalar kilitli ve erişimi sınırlı alanlarda tutulur; danışan dosyalarına yalnızca vakadan sorumlu ekip üyeleri erişebilir. Bir veri ihlali hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na en geç 72 saat içinde bildirim yapılır; etkilenen kişilere anladıkları dilde bilgi verilir.

  1. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme ve silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

  1. Başvuru (İletişim)

Taleplerinizi, konusunu açıkça belirterek şu yollarla iletebilirsiniz:

  • E-posta: bilgi@multeci.org.tr (konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Başvuru” yazılmalıdır)
  • Adres: Uğur Mahallesi 848 Sokak No:16 Konak / İzmir (ıslak imzalı olarak bizzat veya noter aracılığıyla)

Danışanlarımız taleplerini sözlü olarak da ilgili ekip üyesine iletebilir; talep yazılı hâle getirilerek kendilerine teyit ettirilir. Yazılı başvuruda güçlük çekenlere tercüman ve yazım desteği sağlanır. Danışanlarımızdan hiçbir başvuru için ücret talep edilmez.

Başvurular “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

Başa dön tuşu